辦公室的工作看似繁雜瑣碎，仔細(xì)想來也不乏規(guī)律可尋，一千個讀者有一千個哈姆雷特，一千個職場弄潮兒就能總結(jié)出一千種辦公規(guī)律，作為此中之一，簡單分享我的幾點心得習(xí)慣：

隨著工作任務(wù)累積，文件越來越多，時間久了難免記憶模糊。因此在日常工作中養(yǎng)成良好的習(xí)慣，及時進(jìn)行文件整理就變得尤為重要。

我個人比較習(xí)慣從硬盤開始進(jìn)行分類。將工作、娛樂、軟件分別放在不同的盤符。

接下來按照性質(zhì)不同將工作盤繼續(xù)細(xì)化為①項目資料；②參考財務(wù)報表；③公司資料等，十幾個子文件夾。每個文件夾下面按年度再進(jìn)行細(xì)分。既然說到了文件夾分類，那就不得不多提一句“快捷方式”的妙用了——為可以在降低文件丟失風(fēng)險的基礎(chǔ)上，仍能方便的查找文件，個人習(xí)慣于將一些常用文件的快捷方式放置在電腦桌面上；此外，對于跨年度持續(xù)性的工作，可能需要頻繁查找歷年的初始文件用作參考，我也習(xí)慣把歷史文件夾的快捷方式放在新建的文件夾中，這樣既能避免過多重復(fù)的文件占用電腦內(nèi)存，又能方便對照查找。

對于文件夾，個人習(xí)慣根據(jù)工作主次用數(shù)字進(jìn)行標(biāo)序。最內(nèi)層文件夾根據(jù)時間用數(shù)字進(jìn)行排序。文件的命名可依據(jù)對文檔的修改情況確定，我習(xí)慣于在后綴加上修改時間及1稿2稿這樣的字樣進(jìn)行區(qū)分（例如：仔豬項目報告11月9日1稿修改），確保定稿前每一次修改都有跡可循。

當(dāng)所有文件都按照自己的習(xí)慣進(jìn)行歸類后，下一個問題就是查找。當(dāng)我們接手一項工作的時候，首先要做的就是獲取相應(yīng)資料，如何快速及時準(zhǔn)確地獲取信息并予以反饋，其間有無技巧，便是接下來要提到的了。就我自身的工作性質(zhì)而言，經(jīng)常需要外出，卻又不定時的會接到領(lǐng)導(dǎo)的指示需要某個文件，或者某部門來電要調(diào)用一些數(shù)據(jù)，任憑記憶力再好也很難有人可以準(zhǔn)確無誤地記下來，對于這一點，個人最推薦的方式是“共享”。

當(dāng)即刻需要一個文件卻不在電腦前，同時能求助到的同事亦無法抽身幫忙，或是因為電腦文件路徑太多，所委托的同事很難找到所需的文件怎么辦？其實，很簡單，只要此時，你的工作電腦與手機(jī)同步登錄QQ，并在兩者曾連接成功過的基礎(chǔ)上，就可以通過手機(jī)找到電腦上的任何文件。以下通過截圖逐步展示。

首先打開手機(jī)QQ點擊左上角頭像，然后選擇我的文件▼

之后進(jìn)一步選擇電腦文件，此時需要輸入首次連接電腦時設(shè)置的密碼▼

密碼驗證通過后就可以隨意讀取電腦內(nèi)的任意文件▼

以上方法也存在一定的弊端，就是必須保證電腦和手機(jī)端QQ同時在線，所以更多適用于工作時間不在工位的情況。

此外，養(yǎng)成平時將重要文件傳到云端的習(xí)慣，也是極有益的，云共享能規(guī)避電腦開關(guān)機(jī)狀態(tài)對調(diào)用文件的影響，但也有相應(yīng)缺點，例如即時文件很難做到隨時更新，對此，還可以養(yǎng)成一項將正在進(jìn)行中的工作文件隨時更新至手機(jī)備份的習(xí)慣。

人生的每一個階段，都是成長的一個過程，每一年，都會積累到新的經(jīng)驗，于每一年年末，為自己全年的表現(xiàn)，進(jìn)行一個較全面的盤點總結(jié)，是大多數(shù)人都會做的。我也一樣，卻也有些不一樣。

每年年初，我都會建立一個文檔，將自己工作范圍的業(yè)務(wù)大塊兒逐一列舉其間，而后在全年的工作過程中，涉及到每一大塊兒范圍下的重事要事在立項處理之初就小記在相應(yīng)部分，事件處理過程中比較重要的部分，也會馬上記錄進(jìn)去，有結(jié)果后，會立即做出小總結(jié)，事件處理中涉及到的人員角色也會相應(yīng)備注，方便后續(xù)如果有何問題，能及時找到相應(yīng)負(fù)責(zé)人。

就這樣，一直到年終，文檔內(nèi)容漸漸豐滿，盤點起來，只需把文檔下的各部分小總結(jié)串聯(lián)好，完善成一篇年終總結(jié)，就顯得 so easy了。

以上，便是我在工作學(xué)習(xí)中慣性遵從的幾點，有利有弊，如果能為看到這篇文章的你，帶來一點收貨，便是我的榮幸了。無論工作還是生活，養(yǎng)成良好的習(xí)慣于人于己都有諸多益處，希望能與大家共同進(jìn)步。辦公風(fēng)云，技巧萬千，適合自己的才是最 好的。